Proszę czekać...

Jak wystawić ofertę handlową

Przesyłanie oferty handlowej do potencjalnych klientów to podstawowa metoda poszerzania rynku zbytu, a tym samym rozwoju swojej firmy. Jest to dokument, którego zadaniem jest zaprezentowanie swoich produktów/usług i zachęcenie do ich nabycia. Oferta handlowa może także obejmować informacje na temat wstępnych warunków współpracy, harmonogramu, sposobów dostawy lub realizacji zamówienia, a także propozycji wyceny. Dowiedz się zatem, w jaki sposób przygotować profesjonalną ofertę handlową, która przełoży się na wzrost częstotliwości zamówień.

Liczy się pierwsze wrażenie – zadbaj o nie

Oferta handlowa jest jak pierwsza randka. Jeżeli strzelisz gafę już na starcie, nie będziesz miał większych szans na zainteresowanie klienta. Dlatego w pierwszej kolejności należy zadbać o warstwę wizualną dokumentu. Zacznij od strony głównej. Nadaj jej czytelny tekst tytułowy oraz grafikę – na przykład nawiązującą do oferowanych produktów. Nie zapomnij następnie o doborze czytelnej czcionki, a także zaprojektowaniu sekcji nagłówkowej. Dobrą praktyką jest zamieszczanie w tym miejscu logotypu własnej firmy, jej danych teleadresowych, a także informacji odnośnie kapitału zakładowego. W stopce natomiast warto uwzględnić zwłaszcza numerację stron, co ułatwia klientowi poruszanie się po dokumencie.

Jakie elementy powinna zawierać oferta handlowa?

W dokumencie ofertowym dobrze będzie krótko przedstawić swoją firmę i napisać, dlaczego akurat jej wybór okaże się dla kontrahenta optymalnym rozwiązaniem. Najlepiej zwracać się do konkretnej osoby z imienia i nazwiska – np. specjalisty ds. zamówień. Pod wstępnym tekstem wskazane jest także umieszczenie własnego podpisu oraz pieczątki. W każdej ofercie handlowej powinna także widnieć miejscowość sporządzenia dokumentu, a także data jego wystawienia. Ponadto można uwzględnić ostateczny termin ustosunkowania się do oferty – dzięki temu zmotywujemy kontrahenta do szybkiej odpowiedzi.

Pierwsze wrażenie łatwo zepsuć z powodu błędów ortograficznych, stylistycznych czy interpunkcyjnych. Dlatego przed wysłaniem oferty, warto co najmniej dwa razy zapoznać się z jej treścią. Sami nie wychwycimy wszystkich pomyłek – zwłaszcza literówek – dlatego poproś jeszcze inną osobę o przeczytanie dokumentu. Ważne jest ponadto dokonanie prawidłowej edycji tekstu. Stosuj pogrubienia oraz podkreślenia najważniejszych informacji. Używaj list numerowanych i wypunktowań. Dziel długie bloki tekstu na akapity, używaj opcji justowania, przenieś pojedyncze znaki do następnej linii. Dzięki temu ofertę handlową będzie się klientowi po prostu przyjemniej czytać. Nie zapomnij także o listy z zestawieniem użytych wykresów, tabel czy grafik.

Oferta handlowa to nie nachalna reklama!

Twoja oferta handlowa powinna przedstawiać produkty w pozytywnym świetle, lecz warto pod tym względem zachować umiar. Jeżeli piszesz o zaletach, to wyłącznie w kontekście konkretnych korzyści, jakie może odnieść klient. Wymaga to wcześniejszego poznania swojego kontrahenta – jego niespełnionych potrzeb, planów i oczekiwań. Hasła w stylu „jesteśmy najlepsi”, „gwarantujemy wysoką jakość” czy „na pewno cię nie zawiedziemy” to wyłącznie pustosłowie, które nikogo nie przekona.

Wystrzegaj się jednocześnie zanudzania klienta informacjami na temat szczegółowej specyfikacji technicznej swoich produktów. Jeżeli nie jest ekspertem z Twojej branży, zapewne i tak niewiele z tego zrozumie. Twoim zadaniem jest przekłucie tego typu danych na przekaz łatwy w odbiorze i wskazujący na mierzalne korzyści. Dołącz także do oferty handlowej fotografie produktów.

Opisz doświadczenie swojej firmy

Nikt nie lubi współpracować z firmami, które dopiero pojawiły się na rynku. Jeżeli więc możesz się pochwalić wieloletnim doświadczeniem, wykorzystaj tę przewagę. Napisz jakich klientów miałeś dotychczas okazję obsługiwać i zaprezentuj ich logotypy. Podziel się również informacjami na temat misji i wartości swojego przedsiębiorstwa. Dołącz referencje. Pokaż zarazem ludzką twarz firmy – np. prezentując zdjęcia kluczowych pracowników – koniecznie z uśmiechem na twarzy. Podkreśl również w jaki sposób działasz na rzecz ekologii. Dzięki temu zyskasz wizerunek partnera biznesowego, z którym warto współpracować.

Nie zapomnij o wycenie oraz harmonogramie

Każda dobra oferta handlowa powinna zawierać czytelny cennik. Warto wskazać kilka wariantów wyceny i pozwolić klientowi wybrać. Zaproponuj atrakcyjne rabaty w przypadku większego zamówienia. Dołącz również do oferty harmonogram realizacji – np. w postaci wykresu Gantta. Opisz również, jakie działania zamierzasz podejmować na poszczególnych etapach. Dasz tym samym klientowi do zrozumienia, że działasz w oparciu o jasno wyznaczony plan. Ponadto przedstaw strategię działania na wypadek wystąpienia potencjalnych przeszkód.

Napisz o zasadach współpracy

W ofercie możesz poza tym zamieścić informacje dotyczące np. zasad zachowania poufności, przekazania praw autorskich, metod płatności, czy ewentualnych procedur postępowania na wypadek braku zapłaty w terminie. Warto zarazem wspomnieć o możliwościach nawiązywania kontaktu z klientem na każdym etapie realizacji zamówienia.

Jak błyskawicznie przygotować ofertę i unikać błędów?

Wysyłanie do potencjalnych klientów papierowej oferty handlowej nie ma już dziś żadnego sensu. Zanim dokument taki dotrze do odbiorcy, może on już wybrać innego wykonawcę. W biznesie czas to pieniądz, dlatego lepszym rozwiązaniem jest elektroniczne sporządzenie i wysłanie oferty. Taką możliwość stwarza system afaktura.pl. Jest to intuicyjne oprogramowanie online, które pozwala w kilka minut stworzyć szablon oferty handlowej i dostarczyć ją do klienta. Możemy automatycznie pobrać jego dane z GUS-u za pomocą jednego kliknięcia i w ten sposób uniknąć ewentualnych błędów. Będziemy także mogli szybko wpisać takie dane jak m.in.:

miejsce i data wystawienia oferty,

tytuł oferty handlowej,

data zakończenia obowiązywania oferty,

przewidywany termin realizacji,

nazwa produktu lub usługi,

jednostka miary oraz liczba (system automatycznie dokona wyliczeń dotyczących wyceny, uwzględniając wybraną stawkę VAT),

cena oraz ewentualny rabat,

stawka VAT,

sposób zapłaty i dostawy.

Możemy również ustawić dowolną stopkę oraz nagłówek oferty handlowej – także w formie graficznej. Z łatwością dołączymy poza tym do dokumentu wszelkiego typu informacje tekstowe, wklejając je w pole „dodatkowe informacje do oferty”. Mamy ponadto możliwość skorzystania z opcji generowania dokumentu cyklicznego.

Używamy ciasteczek!

AFAKTURA.pl to program do wystawiania faktur. Nasza strona używa plików cookies w celach statystycznych i marketingowych. Aby zapoznać się z regulaminem serwisu i polityką prywatności kliknij tutaj.

Akceptuję
Wewnętrzny błąd serwisu, kod E01. Prosimy o kontakt z obsługą techniczna.
Akcja została wykonana poprawnie.
Nie jesteś właścicielem tego elementu.
Wewnętrzny błąd serwisu, kod E02. Prosimy o kontakt z obsługą techniczna.
Brak uprawnień do wykonania akcji.
To pole nie może być puste.
Brak wyników.
Podałeś błędny kod weryfikacyjny
Wewnętrzny błąd serwisu, kod E04. Prosimy o kontakt z obsługą techniczna.