Jak wystawić fakturę online

Każdy początkujący przedsiębiorca, po otworzeniu firmy staje w końcu przed pytaniem „Jak wystawić fakturę” ?
Niby to proste zadanie, dokument znany każdemu, jednakże nie dla wszystkich jasne i zrozumiałe.
Wiadomo, że fakturę wystawić trzeba ale kiedy i w jaki sposób oraz gdzie, to już wzbudza wątpliwości.

Poniżej przedstawiamy krok po kroku jak prawidłowo wystawić fakturę

1. Numerowanie i datowanie faktury

Każda faktura musi posiadać unikalny numer. Zasadę numeracji każdy może ustalić sobie sam, jednakże musi ona być ciągła i chronologiczna.
Przykłady numeracji

Numer faktury wpisuje się zawsze w górnej części dokumentu. Powinien on być wyraźny i widoczny.
Każdy dokument oznaczony musi być w inny, indywidualny dla siebie numer. Nie może być dokumentów o tym samym numerze, gdyż podczas kontroli może dojść do nieścisłości.
Chronologia numerów musi być zachowana, muszą być po kolei. W przypadku przeoczenia numeru należy zrobić stosowną adnotację dla Urzędu Skarbowego.

W Afaktura numer faktury znajduje się w górnej części dokumentu i nadaje się automatycznie po kliknięciu „wystaw dokument”.
Automatyczne nadawanie numerów ułatwia wystawianie dokumentu oraz zapobiega pomyłce. Funkcja ta jest dostępna w aktywnym abonamencie.

Fakturę można uzupełnić w numer zamówienia, oferty lub paragonu. Nawiązać o tej informacji na dokumencie warto, żeby powiązać fakturę z przekazaną klientowi ofertą handlową lub zamówieniem, które mogę być również odpowiednio numerowane. Jednakże nie jest to opcja obowiązkowa a tylko informacyjna.
Natomiast obowiązkowe przy wystawianiu faktury jest wskazanie daty wystawienia takiego dokumentu.
Datą obowiązkową jest data wystawienia dokumentu, przy wykonywaniu niektórych usług czy sprzedaży należy podać datę realizacji oraz jej zakończenia.

Jeżeli faktura posiada indywidualne procedury oznaczyć je można wybierając jeden z dopisków do faktury. Wówczas wystawić można np. fakturę vat marża, fakturę VAT EU itd. To pierwsza część odpowiedzi na pytanie jak wystawić fakturę.

2. Sprzedawca i Nabywca

Druga część wystawiania faktury dotyczy danych sprzedawcy i nabywcy. Są one bardzo ważne i istotne w procesie rozliczenia oraz księgowania dokumentu.
Należy zwrócić szczególną uwagę na poprawność tychże danych.

Dane sprzedawcy, czyli wystawcy faktury, obowiązkowe to nazwa i adres firmy oraz nr NIP, które bezwzględnie należy umieścić na takim dokumencie.
Istotną informacją, zwłaszcza dla naszego klienta jest nr konta bankowego, na który ma dokonać zapłaty za fakturę o ile jest to przelew. Dodatkowo, jako dane informacyjne można podać adres email, telefon, fax, stronę www .

Podobne dane wymagane są po stronie Nabywcy, czyli naszego klienta.
Koniecznie musimy podać jego Nazwę oraz adres. Jeżeli fakturę wystawiamy firmie to należy wpisać jej nr NIP. Dodatkowe, aczkolwiek tylko informacyjne dane to nr telefonu adres email, strona www, KRS, konto bankowe.

Dane Nabywcy zaciągnąć można bezpośrednio z bazy GUS, wystarczy podać jej nr NIP i przycisnąć przycisk GUS. Wówczas na fakturze pojawi nam się adres wraz z nazwą firmy przypisanej w bazie GUS do danego nr NIP.
Jeżeli Płatnikiem faktury jest inny podmiot niż Nabywca, wówczas po kliknięciu rozwiń pokażą nam się pola, które wypełniamy na podobnych zasadach co przy Nabywcy.
Ostatnią informacją dotyczącą danych adresowych jest adres dostawy, jeżeli jest inny niż adres Nabywcy. Wówczas podobnie jak w przypadku Płatnika, klikamy rozwiń i uwidoczniają nam się pola do określenia adresu dostawy.

3. Sprzedawany towar lub usługa

Kolejną niezbędną rzeczą w odpowiedzi na pytanie jak wystawić fakturę jest temat sprzedaży, czyli nazwa towaru lub usługi. Tu umieszczamy sprzedawany towar lub usługę. Nazwę wpisać można ręcznie lub skorzystać z bazy produktów poprzez inteligentną wyszukiwarkę (wpisać należy trzy litery produktu a program nam pokaże podpowiedzi) lub klikając link załaduj produkt.

W następnej kolejności wskazujemy ilość sprzedawanego towaru lub usługi, jednostkę miary, przyznany rabat oraz cenę. Cenę można wprowadzić od netto lub brutto, w zależności jak preferujemy i jak ustawione mamy w konfiguracji.
W każdym przypadku automatycznie przelicza nam się VAT – oczywiście stawkę ustawia się zgodnie z potrzebą.
Fakturę wystawić można w polskich złotówkach jak również w dowolnej walucie obcej. Wówczas ponad tabelką zawierającą informacje o sprzedaży, należy zmienić walutę na potrzebną.
W najważniejszych walutach ( takich jak USD, EUR, CHF, GBP, RUB, AUD, CZK, DKK, NOK i wiele innych ) system automatycznie zaciąga kurs wg przelicznika NBP.
Dodatkowo system wyliczy stawki vat, netto i brutto na walutę PLN.

4. Określenie sposobu i terminu płatności

Ostatnią rzeczą niezbędną są informacje dotyczące płatności.
Znajdują się tuż pod tabelką sumującą. Należy wskazać w jakim terminie nastąpić ma płatność za fakturę oraz jakim sposobem.
Dodatkowo można wskazać jaki jest sposób dostawy jeżeli przedmiotem sprzedaży jest towar do dostarczenia.

5. Zapis (archiwizacja) i wysyłka wystawionej faktury

Ostatnim krokiem jest zapisanie faktury.
W tym celu należy kliknąć Zachowaj fakturę. Wówczas pojawi się ona w liście dokumentów tworząc archiwum faktur.
W każdym momencie można do faktury powrócić, wysłać ją emailem, wydrukować, wystawić podobną, utworzyć cykliczną, skorygować.
Utworzoną fakturę możemy wysłać elektronicznie na adres mailowy do naszego Kontrahenta. Wówczas Klient otrzymuje efakturę w formie pdf.
Fakturę można również otworzyć w pliku pdf, i wydrukować.
Otwierając lub wysyłając fakturę przetłumaczyć ją można na 31 dostępnych języków obcych.