Inwentaryzacja online

Obowiązujące w Polsce przepisy nakładają na przedsiębiorców obowiązek wykonywania inwentaryzacji, czyli spisu z natury składników majątkowych firmy oraz źródeł ich pochodzenia na dzień wykonania spisu. Inwentaryzacja powinna być przeprowadzona przynajmniej 1 raz w każdym roku obrotowym. Najczęściej jest to ostatni dzień roku.

Czym jest inwentaryzacja?

Inwentaryzacja polega na wykonaniu czynności rachunkowych, których celem jest uzyskanie informacji o ilości posiadanych składników majątkowych i wyjaśnieniu ewentualnych różnic pomiędzy stanem faktycznym, a tym wynikającym z ewidencji księgowej. Czasami takie różnice mają miejsce i wynikają głównie:

z błędów oraz nadużyć popełnionych przez pracowników w ewidencji księgowej. Należą do nich błędy liczbowe, oraz pomyłki w przyjmowaniu i wydawaniu poszczególnych składników majątkowych, jak również kradzieże i inne nadużycia,

naturalne zmiany cech przedmiotu: jak ulatnianie się, wysychanie, niezbyt dokładny pomiar przyjęcia i wydania materiałów masowych, przeterminowanie produktów, itp.

Inwentaryzacja ma na celu ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Chodzi o: uzgodnienie zapisów księgowych ze stanem rzeczywistym mającym miejsce w firmie,
rozliczenia osób, które są materialnie odpowiedzialne za powierzony majątek,
przeciwdziałanie stwierdzonym podczas spisu, nieprawidłowościom w gospodarowaniu składnikami majątku.

Rodzaje inwentaryzacji

spis z natury,
uzgadnianie sald z kontrahentami,
weryfikacja stanu ewidencyjnego.

Metody przeprowadzania inwentaryzacji

Obecnie inwentaryzację można przeprowadzać zarówno ręcznie (metoda stosowana od lat), jak i za pomocą narzędzi informatycznych. W tym drugim przypadku wykorzystuje się odczytywanie za pomocą kodów kreskowych i znaczników RFID. Jest to metoda automatyczna. Na czym polega inwentaryzacja online?
Inwentaryzacja online to nowa metoda stosowana do wykonywania spisu majątku, która zyskuje coraz większą popularność. Można się z nią zapoznać na afaktura.pl
Przedsiębiorca dostaje do ręki gotowe narzędzie za pomocą, którego może w łatwy sposób przeprowadzić planowane prace. Wygląda to tak, że na dostępnym formularzu online po kolei uzupełnia własne dane wpisując je w odpowiednie pola. Na przykład musi uzupełnić:
liczbę porządkową,
nazwę produktu,
numer EAN,
numer produktu,
cenę zakupu,
jednostkę miary,
ilość, czyli rzeczywisty stan danej rzeczy, taki jaki jest w posiadaniu,
ilość zapisaną w ewidencji księgowej (aktualna ilość stanu danej rzeczy),
niedobór, czyli braki w stosunku do ilości zaewidencjonowanych rzeczy,
nadmiar, czyli aktualną nadwyżkę w stanie w stosunku do ewidencji księgowe
j, sumę (aktualna wartość rzeczywista w kwocie zakupu netto danej rzeczy),
uwagi.

Gotowy szablon inwentaryzacyjny dostępny na afaktura.pl jest bardzo prosty w obsłudze. Z jego pomocą można szybko i bezbłędnie przeprowadzić inwentaryzację. Program automatycznie zlicza wszystkie podane wartości i je sumuje.

Jak przygotować się do inwentaryzacji online? Przepisy mówią o tym jakie czynności trzeba wykonać przy inwentaryzacji. I tak należy: przeprowadzić spis z natury wszystkich składników majątku, które pozostają w dyspozycji danej jednostki, dokonać wyceny wartości spisywanych składników, uzyskać od kontrahentów przedsiębiorstwa pisemnych informacji o wysokości środków pieniężnych dostępnych na rachunkach bankowych, o stanie kredytów bankowych, innych należnościach i zobowiązaniach, jak również o stanie własnych składników majątkowych, które zostały powierzone kontrahentom, porównać dane ewidencyjne składników majątku z danymi widniejącymi na dokumentach, ustalić i wyjaśnić przyczyny ewentualnych braków i szkód, wskazać sposoby usunięcia wykrytych nieprawidłowości.

Inwentaryzacja w programie

Inwentaryzacja w afaktura.pl daje nową możliwość tworzenia spisu produktów. Wystarczy wejść na stronę i poprzez odpowiednią zakładkę: inwentaryzacja online wejść do programu i po kolei uzupełniać poszczególne pola, a przede wszystkim uzupełnić faktyczną, rzeczywistą ilość posiadanych w firmie przedmiotów. Następnie dać pracować programowi, który sam automatycznie dokona wszelkich niezbędnych wyliczeń. Na koniec jeżeli wszystko się zgadza wystarczy zapisać wynik. Dzięki możliwości zapisania można na bieżąco śledzić wszystkie wykonane inwentaryzacje. Program daje możliwość szybkiego podglądu i wydrukowania wszystkich przeprowadzonych i zapisanych spisów.