Faktury vat afaktura.pl

Jak wystawić fakturę?

W relacjach business to business, najprostszą formą rozliczeń między podmiotami gospodarczymi jest wystawianie faktur. Jest to dokument, który w prawie podatkowym ma największą wartość i jest podstawą do wielu odliczeń od kosztów, jak i roszczeń wobec kontrahenta do opłacenia wykonania usługi czy zdania towaru. To także plik, który pozwala na otrzymanie gwarancji i bezpieczeństwa z razie wad, kontroli czy dalszego odsprzedania przedmiotów umowy.

Faktury od lat są obecne w świecie biznesu. Jest to dokument księgowy, który pozwala na legalne otrzymanie zapłaty za wykonane usługi czy sprzedany towar. Przez bardzo długi czas, faktura, choć zdefiniowana co powinna zawierać, wciąż była wystawiana na papierowych świstkach, które były zakupywane przez przedsiębiorców w sklepach papierniczych. Choć nadal jest to praktykowane, to tak zwane e-faktury skutecznie zajmują ich miejsce, pozwalając na szybsze transakcje nawet bez konieczności spotkań czy wysyłania dokumentów drogą pocztową.

Dawniej faktury w formie papierowej, wymagały sporego skupienia i skrupulatności przy wystawianiu. Najczęściej przedsiębiorca rezerwował sobie czas na odpowiednie podpisywanie dokumentów, ponieważ muszą się w nim znaleźć odpowiednie elementy – ich brak może powodować nieważność faktury, brak podstawy do rozliczeń od podatku dochodowego czy VAT oraz problemy z towarowaniem produktów w sklepach (brak przyjęcia towaru na magazyn z powodu błędnie wystawionej faktury jest równoważna z nieważnością transakcji).

Niezbędne elementy, które powinny pojawić się na każdej wystawianej fakturze 

Ministerstwo Finansów poza ujednoliceniem e-faktur i faktur, wprowadziło również szereg wymogów, które muszą być spełnione przy wystawianiu tego typu dokumentu księgowego. Są określone elementy, które bezwzględnie powinny się znaleźć, a ich brak może być podstawą do odrzucenia faktury. Zaliczamy do nich:

• numer faktury – niezbędnym jest, aby zachować ciągłość wystawiania faktur w roku podatkowym. Dlatego nie można zmieniać numeracji czy sposobu oznaczania,


• datę wystawienia dokumentu, nie wolno wpisywać wyższej lub niższej daty, zawsze na dokumencie musi widnieć taka, która była w dniu wystawiania faktury,


• datę dokonania usługi lub dostawy towarów – jest to możliwe tylko wtedy, gdy data różni się od tej na fakturze (przedsiębiorca ma prawo wystawić fakturę z opóźnieniem – co jest odpowiednio określone ustawami),
  

  

  
  


• nazwę przedsiębiorstwa, które wystawia fakturę jak i podmiotowi, któremu wystawiany jest dokument – nie zawsze też jest to nazwa własna, czasami jednoosobowe przedsiębiorstwa posługują się wyłącznie imieniem i nazwiskiem właściciela, nie można zapomnieć o adresie rejestracji firmy, jak i numerze NIP. UWAGA! Przedsiębiorstwo ma prawo wystawić fakturę na osobę fizyczną, wówczas nie ma konieczności wpisywania numeru NIP. Suma kwot wystawionych na takie podmioty również jest określona ustawą, przekroczenie limitu nakłada obowiązek posiadania kasy fiskalnej,
  

  

  
  


• nazwę usługi bądź sprzedawanego towaru z dokładnym oznaczeniem, w celu łatwiejszej weryfikacji przedmiotu oraz późniejszych (ewentualnych) reklamacji,


• liczba sprzedawanego towaru bądź inny przelicznik przedmiotu faktury,


• cenę towaru bądź usługi – netto– jest to jedno z najistotniejszych elementów każdej faktury


• ewentualne kwoty rabatów, jeżeli zostały udzielone,


• łączna kwota do zapłaty w formie netto,


• stawki podatkowe, jakie zostały objęte na dany towar bądź usługę – warto pamiętać, że nie zawsze jest to „standardowe” 23%wartość sprzedaży netto z wyszczególnieniem na odpowiednie stawki podatkowe bądź elementy, które zostały podmiotowo zwolnione z podatku VAT,
  

  

  
  

Na fakturze mogą również znaleźć się takie informacje jak rodzaj zapłaty (przelew / gotówka), numer konta bankowego, na który należy przelać należność czy nazwisko osoby, która wystawiała dany dokument. Wiele firm personalizuje swoje faktury, dodając elementy identyfikacji wizualnej własnego przedsiębiorstwa (logotypy, czcionki czy kolory dominujące w dokumencie). Naturalnie jest to możliwe i nie powoduje nieważności dokumentu.

Dodatkowe, ale i obowiązkowe oznaczenia na fakturze

Poza szeregiem elementów, które muszą pojawić się na fakturze, są też takie, które obowiązkowo (o ile wystąpiła taka sytuacja), powinny znaleźć się na tym dokumencie. Należą do nich: 

informacja o podstawie prawnej, która upoważnia do ustawowego zwolnienia z VAT – jeżeli podatnik z niej korzysta, musi dodać taką adnotację. Naturalnie jest ona sztywno określona do jakiego obrotu w roku można korzystać ze zwolnienia, 

faktura VAT RR – jest to element zarezerwowany dla tych nabywców, którzy kupują różne towary od rolników, którzy korzystają z ryczałtu, 

metoda kasowa – korzystają z niej małe przedsiębiorstwa i jednoosobowe działalności (choć nie zawsze), pozwala to na zabezpieczenie przed nieuczciwymi kontrahentami, którzy nie opłacają faktur. Dopiero opłacony dokument nakłada obowiązek na przedsiębiorcę, który wystawił fakturę, opłacenia podatków VAT, 

samofakturowanie – taki element występuje na fakturze wyłącznie, gdy faktura została wystawiona w imieniu sprzedawcy, 

odwrotne obciążenie – taki zapis dotyczy wyłącznie tych towarów (bądź usług), w przypadku których rozliczenie podatku VAT leży po stronie nabywcy, nie sprzedawcy. 

Jak ułatwić sobie wystawianie faktur VAT?

Jak już zostało wspomniane, staromodne wystawianie faktur na dokumentach, które można zakupić w sklepach papierniczych, nie tylko jest niewygodne, ale i bardzo czasochłonne. Wszystkie elementy, które muszą bezwzględnie się znaleźć na dokumencie, należy wpisać samodzielnie. Tym samym rozpisanie jednej często zajmuje 10-15 minut. Można jednak ten czas skrócić do niecałej minuty (wszystko jest uzależnione od liczby pozycji, które trzeba będzie zdefiniować lub samodzielnie wpisać z określeniem kwot). Taka oszczędność czasu na pewno zainteresuje niejednego przedsiębiorcę, który zamiast wciąż zajmować się papierologią, będzie mógł się skupić na tym, co najważniejsze – na rozwoju swojej firmy!

Od 2005 roku Ministerstwo Finansów w naszym kraju zaczęło wprowadzać ułatwienia dla przedsiębiorców, wyrównując ważność e-faktur z tradycyjnymi, drukowanymi dokumentami księgowymi. W praktyce wygląda to tak, że e-faktura wystawiana przez kreatory bądź programy, takie jak nasz, są tak samo wiążące, jak te, które były wcześniej w obiegu. Ułatwienia w korzystaniu z aplikacji na komputerze bądź w chmurze są widoczne już po pierwszym korzystaniu. Do najważniejszych zaliczmy: 

jedne miejsce, w którym przechowywane są wszystkie faktury i bardzo łatwe ich katalogowanie, wyszukiwanie. Od teraz segregatory z rozpisanymi miesiącami będą już tylko wspomnieniem. Oszczędność czasu, miejsca i naturalnie – papieru! 

fakturę można wystawić wszędzie tam, gdzie tylko dochodzi elektryczność i sygnał internetowy! – tym samym freelancerzy, ludzie prowadzący jednoosobowe działalności bądź małe przedsiębiorstwa mogą wystawić dokument sprzedaży będąc na wakacjach w dowolnym miejscu na świecie. Nie trzeba przebywać w biurze, 

łatwość w wystawianiu dokumentów – można skorzystać z dostępnych szablonów, zdefiniować je, wpisując przy pierwszej rejestracji wszystkie niezbędne elementy (dane przedsiębiorstwa, numery kont i dodatkowe elementy, które muszą się znaleźć), a następnie trzeba będzie tylko wpisać nazwę klienta oraz przedmiot e-faktury oraz odpowiednie kwoty! 

innowacyjne podejście do prowadzenia firmy – osoby, które od lat prowadzą firmy i pamiętają jeszcze papierowe druczki na faktury, coraz chętniej przechodzą na programy takie jak nasz! Jest to krok milowy w stronę innowacyjności i korzystania z technologii, która przede wszystkim ułatwia prowadzenie biznesu. 

Naturalnie przy konfiguracji programu, oferujemy niezbędną pomoc i wskazówki, aby szybko zrozumieć działanie naszej aplikacji. Dokumenty, które są wystawiane za jej pośrednictwem są wiążące i prawidłowe w rozumieniu ustaw Ministerstwa Finansów i stanowią podstawę do odliczeń od / do podatku oraz zawierania transakcji.