Status faktury afaktura.pl

Wystawianie faktur to tylko część pracy przedsiębiorcy. Prawdziwe wyzwanie zaczyna się później, pilnowanie, które dokumenty zostały wysłane, które opłacone, a które wciąż czekają na reakcję klienta. Zwłaszcza gdy obsługujesz kilku lub kilkunastu kontrahentów tygodniowo, łatwo się pogubić.

Tu z pomocą przychodzi funkcja „Status faktury”, dzięki której nie musisz już otwierać każdego dokumentu, by sprawdzić jego aktualny stan. Wystarczy jedno spojrzenie na listę dokumentów w Twoim programie, by wiedzieć, które faktury są opłacone, a które wymagają Twojej uwagi.

Co to jest status faktury i jak działa w programie?

Status faktury to wewnętrzne oznaczenie, które można przypisać każdemu dokumentowi wystawionemu w programie do faktur. Nie wpływa ono na dane zapisane na fakturze ani nie jest widoczne dla klienta. Status ma charakter organizacyjny - jego zadaniem jest ułatwić Tobie i Twojemu zespołowi zarządzanie fakturami i innymi dokumentami finansowymi.

Możesz korzystać z gotowych statusów, takich jak „Zapłacono”, „Wysłano”, „Wymaga uwagi”, „Do akceptacji”, albo stworzyć własne, dopasowane do specyfiki Twojej działalności. System pozwala filtrować dokumenty po statusach, co znacząco przyspiesza pracę i ułatwia kontrolę.

Jak przypisać lub zmienić status faktury?

W afaktura.pl przypisanie statusu fakturze jest naprawdę proste i możesz to zrobić na dwa sposoby.

1. Podczas wystawiania faktury:
   

Po uzupełnieniu danych kontrahenta i dodaniu pozycji na fakturze, wystarczy, że na dole formularza wybierzesz odpowiedni status z rozwijanej listy. Jeśli tego nie zrobisz, dokument zostanie zapisany bez statusu.

2. Z poziomu listy dokumentów:
   

Na stronie głównej listy faktur w kolumnie „Status” znajdziesz przy każdej fakturze oznaczenie. Klikając w nie, możesz szybko zmienić status na inny. Zmiana zostanie zapisana automatycznie i natychmiast widoczna.

Ta elastyczność sprawia, że możesz oznaczać dokumenty na bieżąco – bez konieczności ich otwierania.

Tworzenie własnych statusów dla faktur w programie

Każda firma działa inaczej. Dlatego program do faktur umożliwia dodawanie własnych statusów - idealnych, jeśli chcesz wdrożyć swój własny system oznaczeń.

Aby dodać nowy status dla faktur i innych dokumentów finansowych:

1. Wejdź w zakładkę „Ustawienia”w programie do faktur afaktura.pl.


2. Wybierz „Statusy i dopiski”.
   


3. Kliknij „Dodaj nowy status”.


4. Wpisz nazwę nowego statusu, np. „Czeka na podpis klienta” lub „Sprawdzić z działem księgowości”.


5. Zapisz zmiany.

Od teraz nowy status będzie dostępny na liście i gotowy do przypisania do dowolnej faktury. To świetne rozwiązanie dla firm, które mają wieloetapowy proces zatwierdzania dokumentów, prowadzą obsługę wielu klientów lub działają w zespołach.

Statusy faktur a wygodne filtrowanie

Zastosowanie statusów znacznie podnosi jakość pracy z dokumentacją sprzedażową. Zamiast scrollować przez długie listy faktur i każdorazowo otwierać dokumenty, możesz po prostu użyć filtra na liście faktur i wyświetlić tylko te dokumenty, które mają konkretny status. Na przykład: „Nieopłacone”, „Do wysyłki” albo „W trakcie weryfikacji”.

Dodatkowo, korzystając z raportów i zestawień, łatwo sprawdzisz, ile dokumentów danego typu znajduje się aktualnie w systemie. To pomaga nie tylko w bieżącym zarządzaniu, ale też w analizie efektywności Twojej sprzedaży i reakcji klientów.

Uporządkuj swój system fakturowania

Statusy faktur to coś więcej niż oznaczenia. To sposób na wprowadzenie porządku, przejrzystości i kontroli nad całym procesem wystawiania i obsługi dokumentów sprzedażowych. Zamiast szukać informacji w różnych miejscach, wystarczy spojrzeć na status i od razu wiadomo, co dalej.

W programie afaktura.pl przypisanie statusu jest szybkie, proste i wygodne i co najważniejsze, całkowicie dopasowane do potrzeb Twojej działalności.

Zaloguj się do swojego konta lub zarejestruj się i zobacz, jak działa funkcja „Status faktury” w praktyce. To prosty krok, który realnie ułatwia prowadzenie firmy.