Jak wystawić proformę

Proforma jest kolejnym dokumentem, którym posługują się przedsiębiorcy w celu zabezpieczenia swoich interesów.
Jednakże należy pamiętać, że w rozumieniu ustawy o podatku VAT, nie jest to dowód księgowy, który może stanowić podstawę do odliczeń i rozliczeń z fiskusem. Dlatego po jej opłaceniu, należy wystawić tradycyjną – fakturę VAT.
Jeżeli chcą Państwo się dowiedzieć jak ją wystawić, wystarczy sprawdzić nasz obszerny raport dostępny na stronie 'jak wystawić fakturę'.

Proforma jest zabezpieczeniem interesów przede wszystkim dla firmy, która świadczy usługi lub sprzedaje towar. Jej wystawienie nie nakłada obowiązku rozliczeń w zakresie określonych podatków (dochodowy czy VAT), a tym samym druga – otrzymująca dokument strona, nie może być podstawą do odliczenia podatku VAT.
Takie notatki można znaleźć między innymi na serwisach Ministerstwa Finansów. Poznajmy więcej przydatnych informacji dotyczących tego dokumentu, który również można wystawić za pośrednictwem naszego programu.

Faktura proforma – kilka przydatnych informacji

Czym właściwie jest faktura proforma i kiedy można się nią posługiwać?
Skoro nie ma żadnej mocy w rozumieniu prawa podatkowego i nie stanowi podstaw do rozliczeń podatków, czy jest sens w ogóle ją wystawiać?
Jak się okazuje – tak!
Jest to jeden z tych dokumentów (przed fakturami zaliczkowymi), który zabezpiecza interesy firmy, która ją wystawia.
Po zakończeniu transakcji istnieje oczywiście obowiązek wystawienia „tradycyjnej” faktury, którą bez problemu można zrobić za pośrednictwem naszego oprogramowania, które mają Państwo do dyspozycji za darmo przez okres 30 dni!
Jak mówią raporty, proforma coraz częściej jest wystawiana przez dział księgowości w wielu firmach. Jest to pozytywny proceder w obrocie gospodarczym, ponieważ wskazuje trend do zabezpieczania swoich interesów i coraz większej wiedzy o prawie podatkowym i udogodnieniach, jakie są przygotowane dla przedsiębiorców.

Z wyglądu taki dokument praktycznie nie różni się od standardowej faktury VAT. Jest tylko jeden (jakże istotny) element, który różni te dwa pliki.
Otóż występuje termin „proforma”.
Tym samym nie może stanowić podstaw do odliczeń podatków i nie jest pełnowartościowym dokumentem księgowym.

Kiedy tak właściwie można wystawić Proformę?

Każda firma ma swoją politykę w zakresie dostarczania takiego dokumentu, jednak najczęściej praktykowane są zasady dotyczące:
w celu informacyjnym – o cenie proponowanego towaru bądź też usługi,
przedstawienie oferty handlowej – aby skrócić późniejszą drogę składania zamówienia, klient opłaca fakturę proforma, a dla sprzedawcy / usługodawcy jest to sygnał do zaakceptowania warunków i dalszej pracy w temacie,
jako potwierdzenie wykonania transakcji – podobnie jak przy fakturze zaliczkowej, jest to sygnał dla dwóch stron, że warunki przedstawione podczas negocjacji zostały zaakceptowane i można przejść do realizacji transakcji.

Na podstawie proformy, klient dokonuje legalnej wpłaty należności na konto sprzedawcy / usługodawcy, tym samym można odnieść poprawne wrażenie, że jest to dokument, który spełnia się pod względem swojej funkcjonalności jak i pomocy przy prowadzeniu biznesu.
Jednakże powtórzymy to po raz kolejny – nie jest to dowód księgowy, zatem nie stanowi żadnych podstaw do rozliczeń i odliczeń podatków dla dwóch stron w danej transakcji.
Warto również zauważyć, że wystawienie faktury proforma nie jest zwolnieniem dla strony, która dostarcza taki dokument do wykonania należycie usługi bądź dostarczenia towaru. Według prawa podatkowego, przedsiębiorca ma aż 7 dni na dostarczenie dzieła / towaru / wykonania usługi i wystawienia właściwej faktury VAT, która już jest dokumentem księgowym, a tym samym dopiero w tym momencie powstaje obowiązek podatkowy – co zatem skutkuje naliczeniem należytych podatków dla sprzedawcy / usługodawcy i odliczeń dla samego klienta.

Proforma – jakie elementy powinny się na niej znaleźć?

Jak każdy dokument, jakim posługują się przedsiębiorcy są pewne elementy, które powinny się na nim znaleźć.
Choć faktura proforma nie ma z góry narzuconych norm, ponieważ spełnia funkcję informacyjną dla samego klienta, to przedsiębiorcy najczęściej wystawiają ją na wzór tradycyjnej faktury.
Tym samym bardzo często znajdziemy tutaj następujące elementy:
odpowiedni tytuł – PROFORMA – który jest bardzo istotnym elementem na dokumencie, w ten sposób można rozróżnić, który z nich można dostarczyć do księgowości, aby odliczyć kwotę transakcji od podatku, a który opłacić i trzymać przez 7 dni, do czasu otrzymania kolejnego dokumentu,
data transakcji oraz miejsce, z którego została wystawiona – data jest ważnym elementem, ponieważ nakłada obowiązek na sprzedawcę / usługodawcę do dostarczenia przedmiotu zlecenia w terminie 7 dni od wystawienia / opłacenia,
dane wystawiającego dokument – podobnie jak w przypadku faktury, powinna znaleźć się nazwa, adres siedziby, NIP oraz inne niezbędne elementy służące identyfikacji firmy, dane drugiej strony w transakcji – innymi słowami, dane klienta,
nazwę przedmiotu zlecenia / zakupu – wraz z niezbędnymi elementami takimi jak:
cena netto
ilość
wartość całej faktury netto
stawki VAT, jakimi objęte są towary / usługi
łączna należność VAT
łączna należność z podatkiem VAT
podsumowanie całego zamówienia z uwzględnieniem podatków VAT
nazwisko osoby wystawiającej dokument.
Opcjonalnie umieszczany jest również numer konta, grafiki służące identyfikacji firmy, która wystawia dokument (logo, szata graficzna, użyte kolory, czcionki czy nawet ich barwę).

Proforma – a przepisy

W polskim prawie podatkowym były szeregi nowelizacji i zmian, które mogły spowodować wiele pytań dotyczących dokumentów obecnych w transakcjach.
Jednym z takich elementów było usunięcie obowiązku umieszczania oznaczenia „faktura VAT” na odpowiednich plikach.
Wówczas (po 1.01.2013 roku) przedsiębiorcy zadawali sobie pytania czy taka zmiana nie będzie powodować wątpliwości czy faktura proforma będzie mylona z tą pierwszą?
Niektórzy wręcz bali się, że Urzędy Skarbowe same będą się mylić i nakładać podwójny obowiązek w zapłacie odpowiednich podatków – z tytułu faktury proforma jak i faktury VAT.
Jak to wyszło w praktyce? Naturalnie gdy pojawiają się wątpliwości, w ekspresowym tempie Ministerstwo Finansów spieszy się z wyjaśnieniami, aby rozwiać wszelkie wątpliwości i ułatwić funkcjonowanie przedsiębiorcom.
Z informacji, jakie pojawiły się między innymi na serwisach internetowych MF, można doczytać, że proforma nie jest dokumentem księgowym, który może stanowić podstawę do naliczenia podatków i ich odliczeń.

Szczegółowy komentarz dostępny jest poniżej:
„Dokument nazywany fakturą proforma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami proforma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT. Wystawienie takiego dokumentu nie zwalnia również podatnika z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi albo otrzymanie całości lub części należności przed dostawą lub wykonaniem usługi (co do zasady w terminie 7 dni od dokonania tych czynności - vide § 9 i 10 rozporządzenia fakturowego). Po wejściu w życie z dniem 1 stycznia 2013 r. zmian wprowadzonych ww. rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r., nie zmieniło się merytoryczne podejście do dokumentów określanych mianem faktur proforma. W szczególności niezasadne jest stanowisko prezentowane przez niektórych autorów, że wystawienie takiego dokumentu (w celu np. potwierdzenia przyjęcia zamówienia), w przypadku gdy będzie zawierał wszystkie dane wymagane dla faktur (w tym kwotę podatku), rodzi obowiązek zapłaty wykazanego podatku do urzędu skarbowego na podstawie art. 108 ustawy o VAT."

Gdzie wystawić fakturę proformę?

Naturalnie na sam koniec pojawia się podstawowe pytanie – gdzie i w jaki sposób można w łatwy sposób wystawić proformę?
Miło nam poinformować, że nasz program umożliwia stworzenie takiego dokumentu w dosłownie chwilę.
Po rejestracji na naszej stronie i umieszczeniu niezbędnych informacji o przedsiębiorstwie (nazwa, adres, NIP) – można wybrać opcję – wystaw proformę.
Przypominamy również, że nasz program jest dostępny całkowicie za darmo przez pierwsze 30 dni testów!

Przez okres jednego miesiąca podatkowego, każdy właściciel firmy może dokładnie zapoznać się z opcjami i udogodnieniami, jakie zostały przygotowane.